Obserwując proces motywacji z humanistycznego punktu widzenia analizuje się wewnętrzną rolę wyznaczników zachowania człowieka ze szczególnym uwzględnieniem jego potrzeb oraz emocji. Bodźce zewnętrzne nabierają znaczenia motywacyjnego dopiero po indywidualnym dostosowaniu.
Stworzono więc liczne koncepcje potrzeb. Jedną z najbardziej znanych jest piramida potrzeb opracowana przez amerykańskiego naukowca, psychologa Abrahama Maslowa. Twierdzi on w swoich badaniach, że ludzi motywuje hierarchiczny w swej strukturze system pięciu podstawowych potrzeb.
Autor wymienia je w kolejności zaspokajania:
- Potrzeby fizjologiczne - głód, pragnienie, wypróżnianie itd.
- Potrzeby bezpieczeństwa - opieka, wolność od strachu, lęku, chaosu, stałość, porządek prawa, ograniczeń, pewność, stałość itd.
- Potrzeby społeczne - miłość, przynależność, kontakty międzyludzkie, emocje itd.
- Potrzeba szacunku - osiągnięcia, prestiż, podziw itd.
- Potrzeba samorealizacji - odczuwanie piękna (estetyka), urzeczywistnianie swoich pragnień i zainteresowań itd.
Maslow uważał, że zaspokojenie potrzeb, które są umieszczone niżej w hierarchii, to warunek konieczny do aktywizacji potrzeb wyższych. Niezaspokojenie potrzeb niższych dominuje i wygrywa w konflikcie z pozostałymi. Działania ludzi są uruchamiane jedynie przez potrzeby niezaspokojone. Najpierw należy zrealizować założenia z punktu 1, by móc przejść do punktu 2 a następnie kolejnych. Stworzona przez Maslowa koncepcja stała się podstawą do tworzenia różnych motywacyjnych schematów organizacyjnych.
Odnosząc piramidę potrzeb Maslowa do środowiska przedsiębiorstwa należy rozpocząć od samego dołu hierarchii. Potrzeby fizjologiczne, to podstawowe elementy przetrwania i biologicznego funkcjonowania. Ten rodzaj wymogów musi zostać zrealizowany, by w ogóle mówić o dalszych etapach. W przedsiębiorstwie potrzeby fizjologiczne zaspokaja odpowiednie wynagrodzenie oraz środowisko pracy, poprzez zapewnianie sanitariatów, odpowiedniej temperatury, oświetlenia, wody pitnej, przerw czy wentylacji.
Kolejna potrzeba (bezpieczeństwa) jest realizowana przez tworzenie stabilnego środowiska emocjonalnego oraz psychicznego. Mówi się tutaj o zapewnieniu pracownikowi ochrony, odpowiedniej odzieży, gwarancji wypłaty wynagrodzenia czy gwarancji pracy. Wymogi te realizuje się ciągłością zatrudnienia (brak zwolnień), systemem załatwiania oraz rozpatrywania skarg i odpowiednim systemem świadczeń (emerytalnych i ubezpieczeniowych).
Potrzeba przynależności w sposób naturalny odnosi się do procesów społecznych. Dotyczy potrzeby przywiązania, miłości czy sympatii oraz akceptacji ze strony najbliższego otoczenia. W większości przypadków wymóg ten spełnia rodzina, przyjaciele czy koledzy z pracy. Kierownik przyczynia się do realizacji tej potrzeby dopuszczając społeczne interakcje w przedsiębiorstwie, na przykład tworząc zespoły czy grupy robocze.
Nieco inaczej sytuacja wygląda w kwestii punktu czwartego piramidy Maslowa. Szacunek w rzeczywistości obejmuje dwie różne potrzeby. Pierwsza z nich dotyczy szacunku dla samego siebie, właściwego samopostrzegania się, a druga szacunku w oczach innych ludzi. Kierownik lub pracodawca może zaspokajać tę potrzebę zapewniając różne, zewnętrzne symbole osiągnięć (tytuły służbowe, nagrody, profesjonalne pomieszczenia biurowe itd.). Dodatkowo, motywacją dla pracowników mogą też być ambitne, ciekawe zadania, które pozwalają uwolnić kreatywność i możliwości pracownika.
Sam szczyt hierarchii to potrzeba samorealizacji. Ten wymóg odnosi się do potrzeby osiągania przez jednostkę ciągłego wzrostu oraz indywidualnego rozwoju. Samorealizacja pracownika jest niezwykle trudna do zaspokojenia przez kierownika lub pracodawcę. Niektóre teorie zakładają, że jednostka powinna tę potrzebę realizować we własnym zakresie, a kierownik odgrywa tutaj rolę pomocniczą tworząc odpowiednie środowisko. Pracownik otrzymuje szansę uczestniczenia w procesie decyzyjnym czy zdobywaniu nowych umiejętności co w konsekwencji prowadzi do uzyskania awansu w ramach przedsiębiorstwa.
Abraham Maslow sugerował, że pięć wymienionych przez niego kategorii tworzy pewną hierarchię. Przede wszystkim motywuje się jednostkę do zaspokajanie potrzeb fizjologicznych, bo są one jej główną troską. Zaspokojona potrzeba przestaje być głównym czynnikiem motywacyjnym i pracownik "wspina się" w hierarchii i dąży do realizacji kolejnej potrzeby. Proces ten trwa do momentu w którym jednostka dotrze na szczyt piramidy, czyli zaspokoi potrzebę samorealizacji.
Przedstawiona przez Maslowa piramida posiada pewną intuicyjną logikę i z entuzjazmem przyjmuje ją wielu kierowników. Powstały jednak pewne badania, które ujawniają słabości tej teorii. Podstawowym problemem jest świadomość, że nie u wszystkich pracowników występuje pięć poziomów potrzeb. Również kolejność tych potrzeb nie zawsze jest taka sama. Dodatkowo, przedstawiciele odmiennych kultur mogą posiadać własne kategorie oraz hierarchie potrzeb. Korzystając w strukturach firmy ze schematu proponowanego przez Maslowa należy brać pod uwagę wszelkie okoliczności i środowisko przedsiębiorstwa, by odpowiednio modyfikować podstawową hierarchię.